Charte déontologique
Généalogistes de France s’est dotée d’une Charte déontologique commune à l’ensemble de ses membres dès 2013 et l’a faite évoluer à diverses reprises en 2016, en 2017, en 2019 et en 2022.
Soucieuse de renforcer et de préciser ses engagements, Généalogistes de France a constitué en novembre 2020 un groupe de travail consacré à la déontologie composé de représentants des différents syndicats-adhérents à l’organisation professionnelle. Au terme d’un important travail de co-construction qui a mobilisé des professeurs d’université, des experts en déontologie et en conformité et, bien sûr, des généalogistes, ce groupe de travail a conclu à la nécessité de :
- doter chaque professionnel d’un code d’éthique destiné à le guider dans ses pratiques,
- rendre plus lisibles les engagements pris par les professionnels de la généalogie vis-à-vis de leurs clients, de leurs prescripteurs et de leurs interlocuteurs, notamment les services publics, en consacrant à chacun d’entre eux une charte spécifique.
Dans cette charte, le terme « généalogiste » définit tout professionnel, collaborateur ou dirigeant, qui exerce son métier dans une société de généalogie.
Le généalogiste professionnel fait preuve de diligence dans l’exécution des missions qui lui sont confiées. Il met en œuvre tous les meilleurs moyens intellectuels et techniques utiles et nécessaires à la réalisation de ces missions. Il s’attache par son comportement à présenter la meilleure image de la profession et à la représenter honorablement.
Le généalogiste professionnel a une mission d’intérêt général puisqu’il permet aux citoyens de faire valoir leurs droits en matière de filiation, reprise de nom, droits de propriété, droits d’usages, droits d’auteur, … :
- le généalogiste successoral a pour mission fondamentale d’établir juridiquement les droits des héritiers sur un ou plusieurs biens déterminés ou sur l’universalité d’un patrimoine,
- le généalogiste familial, en redessinant des pans entiers de l’histoire familiale oubliée et en suscitant échanges et relations au sein de la famille reconstituée, participe au resserrement du lien familial et social.
Mandaté dans les conditions fixées par l’article 36 de la loi N° 2006 -728 du 23 juin 2006 portant réforme des successions et des libéralités, le généalogiste successoral apporte son expertise pour répondre aux missions qui lui sont confiées, à savoir principalement :
- rechercher et, le cas échéant, représenter les héritiers appelés à recueillir des successions ouvertes ou dont un ou plusieurs actifs a été omis lors du règlement de celles-ci ;
- vérifier des dévolutions successorales.
Il révèle et/ou justifie des qualités des ayants droit et facilite le règlement des successions dans lesquelles il intervient.
Il intervient sous autorisations dérogatoires de consultations des archives publiques accordées par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) du Ministère de la Culture et de la Communication.
Le généalogiste familial effectue toute recherche archivistique à vocation familiale, historique ou patrimoniale, notamment sur :
- les ascendances ou descendances,
- l’origine de propriété,
- l’historique d’un immeuble ou d’une entreprise,
- l’identification et la création d’armoiries,
- la transcription de textes anciens
- la bibliographie, la biographie, l’héraldique et la paléographie.
Il est mandaté par toute personne physique ou morale.
Ses missions peuvent connaître des limites du fait du strict respect des dispositions légales relatives à la protection de la vie privée et à la communicabilité des actes d’état civil et autres documents d’archives.
Charte clients
Le généalogiste professionnel donne la meilleure information précontractuelle qui soit au cocontractant de telle manière que celui-ci soit, avant tout engagement de sa part, normalement renseigné, notamment sur le contenu du contrat et sur l’identité du professionnel
Le généalogiste professionnel propose des contrats obéissant aux dispositions du Code de la consommation, notamment aux dispositions relatives à la faculté de rétractation dans le délai légal et à la faculté de saisir le médiateur de la consommation.
Le généalogiste professionnel respecte le dispositif sur la médiation de la consommation et s’implique activement dans le processus de médiation en répondant systématiquement au médiateur et en présentant ses observations dans les délais demandés par le médiateur.
Le généalogiste professionnel fait figurer sur ses supports contractuels et de communication (contrats, site internet, brochures…) l’information légale relative à la médiation de la consommation, en indiquant le nom et les coordonnées du médiateur de la consommation des généalogistes de France et de la généalogie professionnelle.
Le généalogiste professionnel est tenu au secret. Il est respectueux des dispositions de l’article 9 du code civil sur le respect de la vie privée.
En dehors de l’intérêt légitime défini par la finalité des traitements qu’il réalise, il s’engage à ne divulguer aucune des informations recueillies lors de l’exécution de sa mission sauf accord écrit de son client.
Le généalogiste professionnel respecte les dispositions du Règlement Général à la Protection des Données (RGPD) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi N°78 -17 du 6 janvier 1978 relatives à l’informatique, aux fichiers et aux Libertés ainsi qu’à celles de la loi N° 2018- 493 du 20 juin 2018 relatives à la protection des données personnelles.
Il désigne un délégué à la protection des données.
Le généalogiste professionnel :
- présente un devis personnalisé à son client après avoir défini avec lui le type de prestations attendu ;
- établit un contrat dans lequel sont précisés les délais et conditions de réalisation ainsi que les prix et modalités de règlement ;
- engage des recherches qu’avec l’accord préalable écrit de son client sous peine de ne pouvoir prétendre à aucune rémunération ;
- fournit les références de ses sources ;
- produit les pièces justificatives (transcriptions, extraits, photocopies, photographies) étayant le dossier rendu dans lequel il présente une synthèse de ses recherches et conclusions ;
- informe son client d’éventuelles lacunes dans les archives de nature à empêcher ou limiter la recherche.
- organiser au mieux la défense de ses intérêts ;
- l’informer des opérations d’inventaire, de règlement et de liquidation de la succession dans les meilleurs délais ;
- en cas de vente immobilière, solliciter par tout moyen écrit son accord préalable sur le principe et le prix de cette vente ;
- lui rendre compte de sa gestion de manière précise, claire et détaillée;
- répondre dans des délais raisonnables à toute question portant sur le règlement de la succession ;
- lui adresser son compte dans les trente jours de la réception des fonds sur le compte dédié et des éléments comptables permettant leur répartition ;
- verser les fonds lui revenant au plus tard dans le mois suivant l’approbation de ce compte. S’il existe plusieurs ayants droit, ce versement s’effectue sans attendre que les autres ayants droits approuvent leur compte.
Le généalogiste professionnel qui représente les héritiers est en conformité avec les conditions d’exercice du droit à titre accessoire telles que définies par les arrêtés des 19 décembre 2002 et 1er décembre 2003.
L’ensemble des activités de toute entreprise est couvert par un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle dont le contenu est conforme aux grandes orientations fixées par Généalogistes de France.
Le contrat d’assurance impose à l’assureur une clause d’abandon de recours qui stipule qu’il n’exercera pas de recours subrogatoire à l’encontre des héritiers identifiés par le généalogiste et qui auraient perçu l’actif successoral, en tout ou partie, en lieu et place d’autres héritiers omis dont les droits sont établis ultérieurement et qui auraient été indemnisés de ce chef par l’assureur
Charte prescripteurs
L’ensemble des activités de toute entreprise est couvert par un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle dont le contenu est conforme aux grandes orientations fixées par Généalogistes de France. Le montant garantit est en adéquation avec le risque encouru.
Dès lors, qu’en sa qualité de mandataire, le généalogiste professionnel détient provisoirement des fonds pour le compte de tiers, il est tenu de se conformer à l’ensemble des dispositions suivantes :
- disposer d’un outil de gestion garantissant l’identification de ces fonds, succession par succession, héritier par héritier ;
- faire certifier annuellement ses comptes par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes ;
- être titulaire d’un compte dédié destiné à recevoir la totalité des fonds de tiers ou les confier à un fiduciaire et à procéder à leur répartition aux tiers, sous déduction des honoraires et du remboursement des frais exigibles contractuellement ;
- se soumettre, selon la périodicité décidée par le Bureau de Généalogistes de France, à un contrôle externe indépendant ayant pour objet de s’assurer que l’entreprise dispose d’une trésorerie suffisante pour régler l’intégralité des fonds, qu’elle est titulaire d’un compte de tiers, et que ce compte bancaire fonctionne dans de bonnes conditions. Si l’entreprise confie les fonds à un fiduciaire, soumettre, selon la même périodicité, la fiducie à un contrôle ayant pour objet de s’assurer que celle-ci dispose bien des fonds pour régler l’intégralité des tiers et que celle-ci fonctionne dans de bonnes conditions.
Le généalogiste professionnel détenteur de fonds pour le compte de tiers :
- adhère à un contrat de cautionnement prévoyant un montant de garantie adapté au risque auquel il est exposé (c’est-à-dire en tenant compte de la pointe annuelle des fonds) ;
- souscrit des montants complémentaires lorsqu’il est exposé à un risque exceptionnel dont le montant dépasse le montant du plafond de garantie, de telle manière que le montant du nouveau plafond de garantie soit en parfaite adéquation avec le montant de ce risque.
- sont en parfaite conformité en matière de détention provisoire et de protection de fonds revenant à des tiers,
- ne détiennent pas de fonds pour le compte de tiers.
Charte interlocuteurs
publics et privés
Le généalogiste professionnel doit être en mesure de présenter sa carte professionnelle à toute demande d’un client, d’un mandant ou d’une autorité et organisme habilités. Il justifie de son identité auprès des autorités qui ont à en connaître, immédiatement ou, en cas d’impossibilité, dans les plus brefs délais.
Généalogistes de France tient à jour la liste des porteurs de cartes professionnelles. Cette liste est consultable sur le site de Généalogistes de France (www.genealogistes-france.org).
Dans le cadre de ses missions, le généalogiste professionnel consulte de nombreux documents d’archives au sein des Archives départementales et/ou municipales, des mairies, des centres d’impôts… Dans ce cadre, le Généalogiste Professionnel s’engage à :
- respecter strictement la législation sur les archives, notamment les délais de communicabilité ;
- solliciter les dérogations nécessaires pour consulter et obtenir des copies d’actes de naissance et de mariage conformément aux textes applicables sur les archives.
- respecter les dispositions réglementaires sur l’utilisation des licences d’usages des données publiques.
- respecter le règlement des salles de lecture où ils consultent les archives.
- prendre soin des sources d’archives qu’ils consultent.
Charte confrères
Le généalogiste professionnel noue des contacts avec ses confrères pour favoriser les échanges. Il entretient des relations basées sur le respect mutuel et la confraternité. Dans cet esprit, il recherche le règlement amiable de tout litige. Il veille au respect d’une concurrence loyale.
Le généalogiste professionnel s’assure des intérêts généraux de la profession et, en particulier, sa reconnaissance publique. Il ne discrédite ou dénigre pas la profession, ses pairs, la présente charte et les accords et garanties mis en place par Généalogistes de France.
Lorsque plusieurs Généalogistes professionnels interviennent dans le règlement d’une même succession et, qu’ils représentent, chacun, un ou plusieurs héritiers, ils s’engagent à agir conjointement dans l’intérêt de la succession et le respect de la bienséance.
Le Généalogiste Professionnel respecte les règles de traitement des différends entre professionnels qui relève de la compétence de la commission de conciliation.
Il s’engage à rechercher toute solution amiable préalable à la saisine de la commission de conciliation. Pour se faire, il échange sincèrement toute information de nature à éclairer l’autre partie (informations concernant les conditions de son intervention : existence d’un mandat au sens de l’article 36 de la loi N° 2006-728 du 23 juin 2006 portant réforme des successions et de libéralités, identité du mandant, date du mandat, …).
En cas de persistance d’un désaccord et de saisine de la commission de conciliation, il s’engage à produire à cette dernière la copie du mandat qui ne sera utilisée que pour l’instruction du dossier, dans le strict respect des règles de confidentialité mais aussi du principe du contradictoire qui suppose que l’autre partie en ait connaissance.
Le généalogiste professionnel peut, à tout moment, travailler avec un confrère étranger.
Au préalable, il demande au confrère de respecter les règles déontologiques imposées par la présente charte dès lors que celle-ci ne contrevient pas aux textes normatifs qui s’imposent à lui dans son pays d’exercice. Il veille à ce que le contrat passé avec ce confrère, à l’image du contrat qu’il aurait établi avec un sous-traitant, définisse précisément les conditions et moyens d’exécution des prestations et respectent en particulier les dispositions du Règlement Général à la Protection des Données (RGPD) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi N°78 -17 du 6 janvier 1978 relatives à l’informatique, aux fichiers et aux Libertés ainsi qu’à celles de la loi N° 2018- 493 du 20 juin 2018 relatives à la protection des données personnelles.
Il demande à son confrère un engagement formel quant au respect des règles en vigueur dans son pays en matière d’assurance responsabilité civile professionnelle, d’autorisations, de cartes professionnelles.